河北師大檔案館邀請師生進入檔案館實地參觀，“零距離”接觸檔案，讓師生們在講解中了解檔案從收集、整理、錄入、上架、掃描的基本過程，通過觀看館藏檔案實體樣本、感受現場查詢利用，對綜合檔案和人事檔案的區別及利用范圍有了一定了解。

河北師范大學檔案館成立于2012年5月，館舍建筑面積1000平方米，館藏檔案由綜合檔案和人事檔案組成。綜合檔案主要分為黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會等10大類。截至目前，共有案卷42166卷，包括原河北師范大學檔案4533卷，原河北師范學院檔案5698卷，原河北教育學院檔案896卷，原河北職業技術師范學院檔案288卷。新河北師范大學檔案30751卷。人事檔案保管著學校6969人的檔案。

豐富的館藏來源于各單位的及時歸檔。收集歸檔是檔案工作的第一個環節，是起點，是整個檔案工作中最基礎的工作。各單位將需要歸檔的材料進行整理、組卷、編頁、裝盒、錄入后，移交檔案館。每一卷案卷內容的編頁、卷盒及卷內備考表的填寫都內容準確、項目齊全、字跡工整，按要求用黑色或藍色鋼筆、簽字筆填寫，頁碼用鉛筆編寫。正是歷年以來所有專兼職檔案員的細致嚴謹負責任地整理歸檔，我們才能擁有如今這樣豐富的館藏。

檔案的利用是檔案最終的價值體現。校內單位查閱綜合檔案，須在OA系統提交申請，按流程辦理。查閱往屆畢業生個人學籍信息，須本人持身份證辦理，或代辦人持本人身份證、被查閱人的書面委托、身份證復印件等辦理。查閱人事檔案，也須在OA系統提交申請，中層干部由組織部審批；其他人員由人事處審批。查閱離退休、已故教職工檔案，由原單位提交申請。手續的嚴謹簡便保證了檔案利用的安全快捷。

走近檔案，讓師生了解檔案的作用以及形成、歸檔和利用過程，對學校檔案工作有直觀感受和感性認識，對學校檔案、人事檔案有更深入地了解，進一步認識到檔案工作的嚴肅性與重要性，有助于提高師生檔案意識，從而實現共同提高和促進。